Un fichier clients qui se remplit à chaque réservation

Chaque réservation, en ligne ou au téléphone, complète la fiche du client : ses coordonnées, son nombre de réservations, sa première et sa dernière venue, vos notes. Quand un habitué rappelle, sa fiche apparaît dès les premières lettres de son nom ou de son numéro. Et les règles du RGPD sont appliquées automatiquement.

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Fichier clients : liste des clients et fiche ouverte avec étiquettes, nombre de réservations et notes

Une fiche créée et complétée toute seule

À chaque réservation, Booking A Table retrouve le client par son téléphone, puis par son email, jamais par le nom seul pour ne pas confondre deux homonymes. S'il est nouveau, sa fiche est créée.

Coordonnées, nombre de réservations, dates de première et de dernière réservation
Vos notes : « préfère la terrasse », « vient avec son chien »…
Les étiquettes Habitué et VIP, pour les repérer d'un coup d'œil
Les privatisations confirmées sont rattachées à la fiche

Aucune étiquette négative n'existe, volontairement : un client peut demander à lire sa fiche, notes comprises.

Nouvelle réservation : suggestions de fiches clients pendant la saisie du nom

Retrouver un client en trois lettres

Dans la rubrique Clients, cherchez par nom ou par début de numéro, triez la liste et filtrez par étiquette. Une fiche s'ouvre dans un panneau sur le côté, pour la lire ou la modifier.

Quand vous prenez une réservation au téléphone, les fiches correspondantes s'affichent pendant la saisie. Choisissez la bonne : le nom, le téléphone et l'email se remplissent, avec un rappel du nombre de réservations, des étiquettes et de vos notes.

Vos nouvelles, avec le consentement du client

Sur la page de réservation, le client peut cocher « Je souhaite recevoir les nouvelles du restaurant ». C'est facultatif. Au téléphone, vous pouvez aussi l'inscrire s'il est d'accord.

La liste des inscrits se copie ou se télécharge en fichier CSV
Vous l'utilisez dans l'outil d'envoi d'emails de votre choix

Le RGPD, appliqué pour vous

Les données de vos clients vous appartiennent : vous êtes responsable du traitement, Booking A Table agit pour votre compte.

Données hébergées dans l'Union européenne, jamais revendues
Contrat de sous-traitance (DPA) fourni avec l'abonnement
Le client accepte l'utilisation de ses données au moment de réserver, avec un lien vers la politique de confidentialité
Une page « Mes données », sur votre page de réservation, permet au client de vous écrire pour exercer ses droits
Effacement automatique : les réservations passées au bout de quelques jours, les fiches sans réservation depuis trois ans

Vu de la salle

Reconnaître un habitué au téléphone, se souvenir qu'il préfère la terrasse : en salle, c'est ce qui fait la différence. La fiche client garde ces détails pour toute l'équipe, même pour un serveur qui vient d'arriver.

Olivier Durand
Quinze saisons de service, fondateur de Booking A Table

Questions fréquentes

À qui appartiennent les données de mes clients ?

À vous. Vous êtes responsable du traitement ; Booking A Table est votre sous-traitant, avec un contrat de sous-traitance (DPA). Les données ne sont jamais revendues.

Combien de temps les données sont-elles gardées ?

Les réservations passées sont effacées au bout de quelques jours, et les annulations faites par les clients restent dans le cahier jusqu'à 30 jours après la date prévue. Une fiche client est supprimée trois ans après sa dernière réservation.

Un client peut-il demander à voir sa fiche ?

Oui, c'est un droit prévu par le RGPD, notes comprises. C'est pourquoi les notes doivent rester factuelles, et qu'il n'existe pas d'étiquette négative.

Les fiches sont-elles créées pour les réservations prises au téléphone ?

Oui. Que la réservation soit faite en ligne ou saisie par vous, le client est retrouvé par son téléphone ou son email, ou sa fiche est créée.

Puis-je envoyer une newsletter à mes clients ?

Vous pouvez récupérer la liste des clients qui ont accepté de recevoir vos nouvelles (copie ou fichier CSV), et l'utiliser dans votre outil d'envoi d'emails.

Les autres fonctionnalités

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